SAPort - System Automatyzujący Proces Wyjazdów Zagranicznych

SAPort jest to System Automatyzujący Proces Wyjazdów Zagranicznych, poprzez który można złożyć podanie na wyjazd zagraniczny, obliczyć należną zaliczkę oraz rozliczyć wyjazd po powrocie.

Wypełniając poszczególne pola w systemie, prosimy kierować się informacjami i poradami umieszczonymi pod znakami zapytania (help).

 

Jak złożyć podanie?

 

1) Wprowadź dane osobowe

 

Przejdź do zakładki „Dane osobowe”. Wystarczy zrobić to raz korzystając z systemu po raz pierwszy, a dane będą dostępne przy wszystkich kolejnych wyjazdach. Dane można też modyfikować w dowolnym momencie.

 

2) Wypełnij podanie

 

Przejdź do zakładki „Nowe podanie”. Jedynie wypełnienie wszystkich wymaganych przez System pól pozwoli na przesłanie podania. W każdym momencie można zapisać kopię roboczą i wrócić do uzupełniania danych lub dalszego procedowania za jakiś czas. Zapisana kopia robocza będzie się znajdowała w zakładce „Podania”. W celu uzupełnienia podania lub zmiany wprowadzonych danych, wybieramy opcję „Edytuj”.

 

3) Złóż podanie do SMK

 

W celu przesłania podania do Sekcji Mobilności Kadry (SMK) należy wybrać opcję „Operacje”. Złożenie podania do SMK jest niezbędne w celu zamówienia biletu lotniczego, otrzymania zaliczki oraz uzyskania ubezpieczenia na czas pobytu za granicą.

 

4) Zamów bilet lotniczy

 

W sytuacji podróży samolotem, biuro podróży skontaktuje się z Państwem mailowo z propozycją minimum 2 połączeń lotniczych. Wystarczy wysłać maila do biura podróży z prośbą o zakup biletu na wybrany lot.

 

Od 1 stycznia 2021 r., w wyniku rozstrzygniętego przetargu, biurem podróży, świadczącym usługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz innych usług związanych z organizacją zagranicznych podróży służbowych dla Politechniki Łódzkiej, jest firma WhyNotTravel (Umowa nr CWM.SA.384.15.2020).

Dane kontaktowe do WhyNotTravel:

email: plodz@whynottravel.pl

Bilety lotnicze: tel. 41 364 50 00; tel. kom. +48 506 375 665.

Bilety kolejowe, pośrednictwo wizowe: tel. 17 230 68 50; tel. kom. +48 881 509 393.

Numer telefonu alarmowego lub Help Desk (24 h): +48 570 055 600.

 

5) Pobierz zaliczkę na wyjazd

 

Zaliczkę można otrzymać w gotówce lub przelewem na konto złotówkowe albo dewizowe. Zaliczki gotówkowe wypłacane są w Kwesturze, w kasie PŁ (p. Beata Kowalczyk, 2177, pn.-pt. 9.00-12.00).

 

6) Rozlicz wyjazd

 

W celu rozliczenia wyjazdu należy wysłać wstępne rozliczenie do SMK wybierając w systemie opcję „Operacje” oraz umówić się w SMK na odbiór i podpisanie rozliczenia. Następnie należy opisać rachunki i złożyć rozliczenie w Kwesturze PŁ.

 

W zakładce „Podania” znajdą Państwo wszystkie przygotowane lub złożone podania z opisem, na jakim etapie w procesie realizacji jest dane podanie.

 

W razie jakichkolwiek uwag, pytań, czy wątpliwości, prosimy o kontakt mailowy na adres saport@info.p.lodz.pl.

 

Zapraszamy do korzystania z Systemu SAPort.

 

SAPort - System which Automates the Process of Foreign Trips

SAPort is a system which automates the process of foreign trips, through which you can apply for a trip abroad, calculate the prepayment and settle the trip after returning.

When filling in the individual fields in the system, please follow the information and tips placed under the question mark (help).

 

How to apply?

 

1) Fill in your personal data

 

Go to the "Personal data" tab. If you do it for the first time using the system the data will be available for all subsequent trips. Data can also be modified at any time.

 

2) Complete the application

 

Go to the "New Application" tab. Filling in all the fields is required to send your application. You can save a working copy at any time and return to completing the data later. You can find your saved working copy in the 'Application forms' tab. In order to complete the application or change the data provided, choose the "Edit" option.

 

3) Submit the application to the Staff Mobility Division (SMD)

 

Select "Operations" in order to submit the application to the Staff Mobility Division (SMD) for processing. Submitting the application to SMD is necessary in order to book a flight ticket, receive an advance payment and obtain insurance for your stay abroad.

 

4) Book a flight ticket

 

If you travel by plane, the travel agency will contact you by e-mail with a proposal of at least 2 flight connections. All you need to do is to respond to the travel agency with a request to buy a ticket for the selected flight.

 

From January 1, 2021, as a result of the tender, a travel agency providing services in the field of booking and selling tickets and other services related to the organization of foreign business trips for the Lodz University of Technology is WhyNotTravel (Agreement CWM.SA.384.15.2020).

WhyNotTravel contact details:

email: plodz@whynottravel.pl

Flight tickets: tel. +48 41 364 50 00; mobile. +48 506 375 665.

Train tickets, visas: tel. +48 17 230 68 50; mobile. +48 881 509 393.

Help Desk (24 h): +48 570 055 600.

 

5) Get a prepayment for the trip

 

The prepayment can be obtained in cash or by bank transfer to a PLN or foreign bank account. Cash prepayments are paid in the financial office-Kwestura, over the TUL’s cash desk (see Beata Kowalczyk, 2177, Mon-Fri 09.00-12.00).

 

6) Settle the trip

 

In order to settle the trip, send the initial settlement to the SMD by selecting the "Operations" option in the system, and then arrange a meeting at the SMD in order to collect and sign the document. Next, describe the bills and finally submit the settlement to the TUL's financial office “Kwestura”.

 

In the "Applications" tab you will find all the previously prepared or submitted applications. Also, you will find there a description of the implementation stage of the given application.

 

If you have any comments, questions or doubts, please contact us at saport@info.p.lodz.pl.

 

Enjoy using SAPort.

DWZ wersja 0.9